(Semarang, 30/5). Bertempat di Ruang Rapat lantai 2 Kanwil Kemenkumham Jateng Kepala Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Jawa Tengah memimpin Rapat dalam rangka Monitoring dan Evaluasi dengan Tim Monev dari Deputi Bidang Kelembagaan dan Tata Laksana Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI yang memberikan pendampingan terkait Penyusunan Peta Bisnis Proses pada Unit Kanwil Kemenkumham Jateng. Rapat Monev dihadiri oleh seluruh Pejabat Administrator dan Pengawas di Lingkungan Kanwil Kemenkumham Jateng. Kabag Umum selaku pemandu Rapat menyampaikan agar Kehadirian TIm Monev Kemenpan dan RB dalam melakukan Monev hendaknya dapat dimanfaatkan dengan baik untuk menyampaikan kendala yang dihadapi dalam penyusunan Peta Bisnis Proses dalam bidang pelayanan di Kanwil Kemenkumham Jateng. Perlu diketahui bahwa Kanwil Kemenkumham Jateng sebagai salah satu project percontohan sebagai miniatur Kementerian Hukum dan HAM RI dalam rangka penyusunan Peta Bisnis Proses Instansi Pemerintah khususnya pada Kementerian Hukum dan HAM RI disamping Kanwil Kemenkumham Sulawesi Selatan.
Tim Monev Kemenpan dan RB menyampaikan bahwa yang utama di sini adalah penyusunan SOP yang strategis yaitu pada tugas lini atau SOP sebagai core bisnis Kanwil. Beberapa prinsip dalam Penyusunan Peta Proses Bisnis:
1. Peta Probis harus memiliki batasan, masukan dan keluaran yang jelas;
2. Harus Terdiri dari aktifitas yang berurutan sesuai dengan waktu dan ruang
3. Pelanggan akhir menerima hasil dari proses nilai tambah pada penerima;
4. Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada
penerima;
5. Probis harus saling terkait dalam struktur organisasi;
6. Probis mencakup hasil kerja sama beberapa fungsi dalam satu organisasi;
7. Mewakili seluruh aktifitas organisasi dan digambarkan secara sederhana;
8. Disepakati oleh seluruh unit organisasi yang dalam lingkup instansi Pemerintah.
Adapun pemetaan yang dapat dilakukan di Kanwil Kemenkumham adalah dengan melakukan pengelompokan dengan prinsip berdasarkan unit kerja. Sederhana dan mudah untuk diimplementasikan yaitu:
1. Pembentukan UU, Penegakan Hukum, Pemajuan HAM, Pelayanan Hukum;
2. Proses Pendukung yaitu pengelolaan SDM, BMN, pengelolaan keuangan
3. Proses Strategis yaitu yang menunjang kinerja Kementerian;
4. Fungsi Pengwqsasan internal yaitu memperoleh angka kredit apabila tidak ada temuan pada internal Kementerian, apabila tidak memperoleh temuan maka tidak akan memperoleh angka ktedit, hal demikian yang harus diperbaiki;
5. SOP terhubung dengan SKP; Kemenpan dan RB telah melakukan kerja sama dengan LAN terkait hal ini untuk membuat suatu kajian;
6. Proses bisnis antar Divisi belum ada di Kanwil sehingga akan muncul masalah di lapangan, perlu dilakukan untuk mengatasi kekurangan tenaga di Divisi lain yang bisa di support oleh Divisi Penunjang. Kurangnya koordinasi menjadi pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik.
7. Perlu dilakukan evaluasi dari masing-masing Divisi.
Kebutuhan Probis dapat menterjemahkan tujuan dari organisasi dalam mewujudkan visi misi Lembaga/Kementerian. Maka harus cepat menyesuaikan mengingat semakin kompleks dan meningkatnya kebutuhan masyarakat terhadap pelayanan Pemerintah, banyaknya pengaduan melalui surat atau pun melalui media sehingga membutuhkan jawaban yang cepat dan apabila terlambat merespon maka akan dianggap menyetujui.
Kabag Umum Kanwil Kemenkumham Jateng menyampaikan bahwa pada prinsipnya semua Divisi pada Kanwil Kemenkumham saling memiliki keterkaitan tugas sebagaimana yang tertuang dalam ORTA, misal dalam masalah perencanaan anggaran dan pengelolaan anggaran masing-masing Divisi, setelah penyusunan pada masing-masing Divisi akan disampaikan pada bidang Perencanan anggaran yang berada di bawah Divisi Administrasi, selanjutnya dalam hal pengelolaan anggaran akan dibantu oleh Bendahara yang ada pada Divisi Administrasi.
Probis pada :
1. Bidang Pelayanan Hukum, bisnis prosesnya adalah melaksanakan tugas pelayanan dari Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual, BPHN dan AHU yang masing-masing memiliki SOP dalam melaksanakan pelayanan masyarakat;
2. Bidang Hukum, bisnis prosesnya adalah Naskah Akademik, Penyusunan Perda, Fasilitasi Perda; dengan melaksanakan tugas dari Direktorat Jenderal PP selaku Unit Pembina Perancang;
3. Bidang HAM, Pemajuan HAM dengan banyak melakukan Sosialisasi sehingga meminimalisir terjadinya pelanggaran HAM di masyarakat, terbentuknya kota/kabupaten/Provinsi Peduli HAM;
4. Bidang Penegakan Hukum Keimigrasian, sistem yang ada belum dapat terkoneksi dengan Kanwil sehingga Kanwil tidak dapat memantau terjadinya pelanggaran Keimigrasian di wilayah, hanya dapat memantau permohonan yang terkait dengan Dokumen Perjalanan saja. Perlu dilakukan perbaikan sistem.
5. Penegakan Hukum Pemasyarakatan, aplikasi atau sistem online yang ada pada bidang Pemasyarakatan meminimalisir terjadinya pelanggaran, tetapi menambah beban kerja karena penyelesaikan tugas pelayanan pemasyarakatan tidak lagi diselesaikan secara periodik tetapi dapat diselesaikan dengan hitungan hari, keadaan ini tidak diimbangi dengan jumlah SDM yang ada.
Kekurangan SDM pada setiap Divisi dilakukan dengan mendorong pegawai untuk menjadi Pejabat Fungsional yang memiliki keahlian sesuai bidang masing-masing. Berikan masukan JFT seperti apa yang dibutuhkan dan sampaikan kepada Kepegawaian Pusat yang selanjutnya akan disampaikan pada Kemenpan dan RB.
(Humas Kanwil Kemenkumham Jateng)
